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Digitale Sammlungsverwaltung mit der Sammlersoftware „ArtAssistant“

Franz Wojda, 02.03.17



Ausgangssituation und Zielsetzung
Ende des Jahres 2015 ist im Verlag für moderne Kunst das Buch „Das Sammeln zeitgenössischer Kunst. Ein ganzheitlicher Ansatz“, herausgegeben von Franz Wojda und Werner Rodlauer, erschienen. Neben den zentralen Fragen des Sammlungsaufbaus – Ziele und Randbedingungen des Sammlungsaufbaus, die Inhalte des Sammelns (wie Stilrichtungen, Tendenzen, Medien sowie KünstlerInnen), die strategische und operative Umsetzung beim Aufbau einer Kunstsammlung – wurde in einem eigenen Kapitel (Autor Harald Krämer) die digitale Sammlungsverwaltung behandelt. Er hat hierzu detailliert die Bedürfnisse der Inventarisierung, Dokumentation und Archivierung von Sammlungen im Allgemeinen und die Anpassung auf die individuellen Bedürfnisse privater Sammlerinnen und Sammler dargelegt. Auch bestehende Collection-Management-Systeme wurden dabei erwähnt und ihre Vor- und Nachteile abgewogen.

Unter Berücksichtigung der von Harald Krämer im Buch angegebenen Standards zur Inventarisierung von Sammlungsgegenständen habe ich mir bei der Umsetzung für die eigene Sammlung die Frage gestellt, was meine konkreten Anforderungen an die Inventarisierung sind und welche der am Markt angebotenen Softwareprodukte diesen Anforderungen gerecht werden. Dabei musste ich erkennen, dass vielfach Softwareprodukte angeboten werden, die über eine umfangreiche Funktionalität verfügen und Module besitzen, die ich gar nicht nutzen will und brauche.
Ich habe daher meine Anforderungen spezifiziert, die für mich, aber auch für ein breites Spektrum von „Privatsammlerinnen und -sammlern“ relevant sein sollen und diese schwerpunktsmäßig und in wirtschaftlicher Weise abdecken.



Mit der dynamischen und innovativen Softwarefirma „hgi systems IT OG“ wurde, basierend auf den definierten Anforderungen, die Sammlersoftware „ArtAssistant“ entwickelt. Die Anwendung für die „ Sammlung Sigrid und Franz Wojda“ diente
als Pilotprojekt, wobei die einzelnen Module ausgetestet und optimiert wurden.

Wie schon im Buch „Das Sammeln zeitgenössischer Kunst“ wollte ich aber meine Erkenntnisse für ein breites Spektrum von „Privatsammlerinnen und -sammlern“ zugänglich und nutzbar machen.

Der Funktionsumfang des ArtAssistant soll im folgenden hinsichtlich Inhalt, Aufbau, technischer Realisierung und Individualisierung, kurz beschrieben werden:

1 Inhalt
a) die Beschreibung der Kunstwerke
einzeln und in ihrer Gesamtheit
- mit Daten, wie ID-Nummer, Künsterinnen oder Künstler, Titel, Foto, Kunstrichtung und Kunstkategorie,Herkunftsland, Erwerb wann und von wem, Wert, Abmessungen, Standort, Verpackungsart, Gewicht. Status, sonstige Bemerkungen
- Bildarchiv, mit Fotos unterschiedlicher Auflösung, mit Bildrechten, Zertifikate, Verträge und Zusatzdokumente
- Werkbiografie mit Vorprovenienz, Ausstellungen, Publikationen und Literatur-
hinweisen, Restaurierungsmaßnahmen
- ökonomische Daten, wie Listenpreis (bei Ankauf), tatsächlicher Ankaufspreis, Schätzwerte
und Versicherungwerte, nach Jahren gegliedert.

b) die Planung und Dokumentation der
- Abwicklung von Events, wie eigene Ausstellungen, Leihverkehr, diverse sonstige Veranstaltungen und Publikationen
- Verzeichnisse und zugehörigen Daten der am Sammlungsprozess Beteiligten, wie Künstlerinnen und Künstler, Galerien, Auktionshäuser, Messen, Museen, etc.

c) die Auswertungen des Datenbestandes, wie
- Einzelwerke mit Foto und relevanten Daten
- Gesamtübersicht der Werke, darstellbar alphabetisch nach Künstlerinnen und Künstlern, nach ID-Nummern oder nach Entstehungsdaten
- Listenerstellung nach ausgewählten Merkmalen, wie Kunstrichtungen oder-Kategorien, Herkunftsland, Standorten
- Wert der Sammlung gesamt, nach Künstlerinnen und Künstlern oder nach einzelnen
ausgewählten Merkmalen.

Ergänzend sei noch festgehalten, dass sich bei der Erstellung des Bildarchivs auch die Frage
der Werknutzungsrechte hinsichtlich der Anfertigung von Abbildungen und Repro-Vorlagen der Kunstwerke, dem Online-Stellen auf der eigenen Homepage, aber auch dem Verleihen innerhalb des Ausstellungsbetriebes, stellt. Diese rechtlichen Aspekte werden im Buch „Das Sammeln zeitgenössoscher Kunst“ ebenfalls behandelt.

2) Aufbau
- ist klar, hinsichtlich der beschriebenen Inhalte, strukturiert
- verfügt über eine ergonomische und damit übersichtliche Maskengestaltung

3) Technische Realisierung
- Basis bildet die weit verbreitete Datenbanksoftware „FileMaker“
- die Nutzung auf PC und Apple, Mobiltelefon und Tablet ist möglich
- ist verfügbar als lokale Version auf einem Computer oder als Cloud-Version für die Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten


4) Individualisierbarkeit
- ist entsprechend erweiterten Bedürfnissen der Nutzer, mit geringem Aufwand, gegeben
- die Übernahme bereits bestehender elektronischer Daten ist möglich.

Mittlerweile wurde der ArtAssistant von einer Reihe profilierter Sammler erworben.
Starten Sie jetzt die digitale Sammlungsverwaltung und Sie erhalten eine größere
Übersichtlichkeit und mehr Transparenz über Ihre Sammlung!


Informationen über Preise und Präsentationstermine unter: www.artassistant.at
Das Buch „Das Sammeln zeitgenössischer Kunst. Ein ganzheitlicher Ansatz“ ist im gut sortierten Buchhandel oder über das artmagazine erhältlich.
Bestellungen bitte an dassammeln@artmagazine.cc

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